Khác với Việt Nam và nhiều quốc gia khác trên thế giới – chỉ có công ty (pháp nhân) mới sử dụng con dấu, ở Nhật mỗi người (cá nhân) đều sử dụng con dấu (hay còn được gọi phổ biến là Inkan) thay cho chữ ký. Đây cũng là một nét văn hóa làm ngạc nhiên nhiều người nước ngoài khi mới đến Nhật.

Mỗi một người ở Nhật hoặc bất kỳ người ngoại quốc nào nếu sinh sống ở Nhật trong một thời gian dài điều buộc phải trang bị riêng cho mình ít nhất 1 con dấu tròn 9mm màu đỏ hoặc 2 con dấu tròn 9mm và 6mm màu đỏ

Lịch sử con dấu

Con dấu được sử dụng cho mục đích chính trị lần đầu tiên ở Nhật Bản là vào thời Nara, thế kỷ thứ 8. Khi đó, hệ thống chính quyền ở Nhật được xây dựng dựa theo mô hình vương triều của Trung Quốc. Lúc bấy giờ, do con dấu là biểu tượng cho quyền lực của người đứng đầu đất nước nên chỉ có Nhật hoàng sử dụng nó. Con dấu được dùng để xác nhận chỉ dụ do Nhật hoàng ban ra. Đến giữa thế kỷ thứ 8, giới quý tộc ở Nhật Bản mới được phép dùng con dấu của riêng họ.

Đến thời Chiến quốc Sengoku, thế kỷ 15, lịch sử con dấu ở Nhật Bản bước sang giai đoạn mới khi các lãnh chúa phát động chiến tranh giành quyền lực, qua đó, người chiến thắng được quyền tạo ra cho mình con dấu đẹp nhất, mang tính biểu tượng nhất.

Các hình ảnh tượng trưng phổ biến trên các con dấu vào thời kỳ này là rồng, sư tử, hổ…những con vật thể hiện uy lực và sự dũng mãnh. Điều này cũng đồng nghĩa với việc, chỉ cần nhìn vào con dấu người ta biết được thế lực của người sở hữu nó.

Đến thời Edo, thế kỷ 17, con dấu bắt đầu được dùng trong dân chúng. Điển hình là trong giao dịch mua bán, các thương nhân sử dụng con dấu để xác nhận đơn hàng, hóa đơn thanh toán tiền. Mỗi doanh nghiệp có con dấu riêng, thế là hàng loạt con dấu với đủ kiểu dáng khác nhau ra đời.

Thời kỳ Mạc phủ với chính sách bế quan tỏa cảng kéo dài từ đầu thế kỷ 17 chính thức kết thúc vào năm 1867, thay vào đó là thời Minh Trị tập trung phát triển đất nước theo chủ trương học tập văn minh phương Tây.

Tuy nhiên, chính quyền Minh Trị không từ bỏ việc sử dụng con dấu, trái lại còn phổ biến rộng rãi ra toàn dân. Nếu trước đây chỉ có giới quý tộc, võ sĩ hay thương nhân được dùng con dấu thì đến giai đoạn này mọi người dân đều có con dấu của riêng mình.

Inkan là gì? Các cách gọi khác của Inkan?
Inkan (印鑑), hay còn thường được gọi là Hanko (ハンコ) là con dấu (dùng cho pháp nhân (công ty) và cho cả cá nhân).
Jitsuin (実印) là cách gọi đối với Inkan đã được đăng ký.
Ginkoin (銀行印) là cách gọi đối với Inkan được làm để sử dụng cho các giao dịch ngân hàng.
Ninin (認印) là cách gọi những Inkan dùng cho việc ký nhận bình thường hàng ngày như nhận bưu kiện…(những việc không quan trọng).
Cách gọi trong tiếng Nhật phức tạp như vậy là do người ta gọi theo mục đích sử dụng của từng con dấu, còn tiếng Việt thì tóm lại chỉ gọi là Con dấu.

Khắc Tên hay Họ lên con dấu?
Ở Nhật, Inkan cho cá nhân thường được làm bằng gỗ, đá hoặc nhựa. Nếu là người nước ngoài, bạn có thể khắc Họ hoặc Tên lên Inkan của mình (với điều kiện Tên/Họ có ghi trong Giấy đăng ký người nước ngoài). Do văn hoá sử dụng Họ trong giao tiếp nên người Nhật chỉ khắc Họ của mình được viết bằng chữ Kanji lên Inkan cá nhân.

Sử dụng Inkan khi nào?
Inkan được sử dụng trong nhiều việc, từ những việc hàng ngày như xác nhận đã nhận thư, bưu phẩm đến những giao dịch, ký kết hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng… Tuy nhiên, không phải Inkan nào cũng sử dụng được cho những giao dịch quan trọng (chẳng hạn như ký kết hợp đồng mua bán, mở tài khoản ngân hàng…). Đối với những giao dịch như vậy, bạn phải sử dụng Inkan đã được đăng ký (với chính quyền địa phương).

Tại sao người Nhật Bản lại dùng thêm con dấu tròn 6mm màu đỏ khi đã có con dấu 9mm màu đỏ?
Đối với đất nước Nhật Bản, họ tự hào là công viên của thế giới, có nghĩa mọi thứ rất sạch sẽ và ý thức bảo vệ môi trường rất tốt.
Họ in ấn luôn sử dụng 2 mặt giấy chứ không chơi sang in 1 mặt bỏ 1 mặt như chúng ta,
Mỗi lần in sai 1 vài điều gì đó thì họ lại dùng con dấu nhỏ 6mm màu đỏ đóng vào điểm sai đó với ngụ ý là tôi đã xem xet điểm sai đó rồi, còn nếu mà là mình thì xé tờ giấy đó và in lại từ lâu rồi.

Đăng ký Inkan ở đâu? Những loại Inkan nào không đăng ký được?
Sau khi làm Inkan, nếu muốn đăng ký, bạn có thể đến Shiyakusho (市役所) để đăng ký. Tuy nhiên, không phải bất cứ loại Inkan nào cũng được phép đăng ký nên bạn cần lưu ý. Khi đi làm Inkan cho mình, nên nói rõ cho người ta biết bạn cần làm Inkan để mở tài khoản ngân hàng.

Những loại Inkan không được phép đăng ký:
– Inkan đã được người khác đăng ký
– Inkan không có khắc Tên hoặc Họ đã được đăng ký (theo ID hoặc Giấy đăng ký người nước ngoài)
– Inkan làm bằng gôm hay nhựa (dễ bị biến dạng)
– Inkan bị lỗi, không có đường viền hay đường viền bị khiếm khuyết, không hoàn chỉnh
– Inkan có đường kính nhỏ hơn 8mm hoặc lớn hơn 25mm

Giấy xác nhận Inkan:
Đối với những giao dịch quan trọng như hợp đồng mua nhà, mua xe, giao dịch rút tiền ở ngân hàng…, ngoài Inkan, người ta còn yêu cầu bạn phải cung cấp Giấy xác nhận Inkan (印鑑証明書). Có thể hiểu đây là Giấy xác nhận Inkan này là Inkan đã được đăng ký. Còn khi bạn đăng ký Inkan tại chính quyền thành phố, bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký Inkan (印鑑登録書). Hai loại giấy này khác nhau.

Ai được phép đăng ký Inkan?
Nếu là người nước ngoài sống ở Nhật, bạn được đăng ký Inkan với điều kiện:
– Có Giấy chứng nhận đăng ký người nước ngoài
– Trên 16 tuổi

Hầu như 99% người Nhật Bản đang sử dụng dấu của hãng Shachihata Japan. Nếu bạn quen một người Nhật Bất kỳ bạn hỏi sẽ biết.